"0 incoming" - um sistema claro para manter a caixa de entrada zero

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Depois de ler este artigo, você se tornará o rei dos e-mails. Honestamente

E-mail para muitos ainda é uma ferramenta de trabalho não alocada e sofrimento diário. Alguém tem sete cartas recebidas, e agora ele irá rapidamente desmontá-las. Alguém tem 46 caixas de entrada, mas ele também as ajuntará em um dia, porque ele está acostumado. Para cada pessoa, há um certo limite para o número de emails recebidos por dia, que ele pode manipular sem atrasar o processamento no dia seguinte e, consequentemente, sem criar bloqueios na caixa eletrônica. Você pode chamar esse limite de "natural".

Se houver mais letras do que uma pessoa pode manipular, você precisará alterar sua abordagem para o gerenciamento de e-mail. Isso aumentará o limite para o valor necessário em um caso específico. Precisa lidar com 100 e-mails por dia? Então você pode e 100, basta usar o método correto em trabalhar com o correio. Qual deles? Agora diga.

O único indicador de que uma pessoa lida com o correio é zero de entrada no final do dia de trabalho. O princípio fundamental do processamento de entrada competente é o entendimento da carta à sua frente. Primeiro você precisa aprender a classificar claramente as letras e saber o que fazer com cada tipo.

Todas as letras recebidas podem ser divididas em sete categorias:

  1. Não há necessidade de responder, não há necessidade de ler. Existem duas maneiras de tais cartas: arquivar ou deletar. Se você receber outro boletim informativo que nunca leu, faça um favor a si mesmo - cancele a inscrição. Uma ação em troca de se livrar de dezenas dessas cartas no futuro. Queremos aprender a lidar com o fluxo de cartas em um dia? Menos fluxo é mais fácil. Não tenha medo de perder algo importante. A informação realmente necessária chegará a você de outra maneira e aparecerá na sua frente pelo menos uma vez mais.
  2. Com anexos de arquivos. Isso pode ser um aviso da necessidade de pagar por algo ou informações para o trabalho atual ou futuro. Para tais cartas, é útil criar pastas separadas, mas sem fanatismo. Muitas pastas? Simplifique. A fim de encontrar algo necessário mais tarde, você não precisa de mil pastas, mas a capacidade de usar as funções de pesquisa do mailer.
  3. Responda conforme desejado. A resposta parece ser opcional, mas às vezes a cortesia é útil. Então atue apenas na situação.
  4. Com tempo para rever. É interessante ler, mas não necessariamente. Tente se referir a essa e às categorias anteriores com o maior número de letras possível. Essa é a chave para o gerenciamento eficiente de emails.
  5. Precisa responder hoje. Tudo é simples: pegue e responda agora, se algo for absolutamente urgente, ou no final do dia de trabalho.
  6. Precisa responder, mas não hoje. A beleza do email é que não é um chat ou um telefone. Ninguém espera e não deve esperar uma resposta rápida por email, se isso não for mencionado no cabeçalho da carta. Se um dia for chamado para uma resposta, ou se você souber e entender por quanto tempo precisa dar uma resposta, coloque essas letras na pasta apropriada. Por exemplo, "Responder na segunda-feira", "Responder na terça-feira" e assim por diante. Agora crie uma lista de verificação com o item "De manhã, processe o e-mail, atrasado para hoje". Para tais fins, também existem ferramentas de automação especializadas: RightInbox for Gmail, FollowUpThen.com e FollowUp.cc.
  7. Carta incompreensível. Existem cartas que são difíceis de atribuir a uma das categorias. Não se preocupe consigo mesmo e concorde consigo mesmo em indicar essas cartas para uma das categorias listadas acima.

Com base nessa classificação, precisaremos de pastas para as categorias nº 2, 3, 4 e 6.

Regras de processamento de email

  • Aguarde 30 minutos no final do dia de trabalho para trazer a caixa de entrada para zero. É mais eficaz do que tentar responder instantaneamente a cada letra. As pessoas não são multitarefas. Menos distrações e comutação - maior eficiência.
  • O que fazer com cartas urgentes? Defina um intervalo com o qual você marcará a caixa durante o dia. Por exemplo, uma vez por hora. Marque a caixa de cartas importantes urgentes e, se não houver nenhuma, volte ao trabalho. Lembre-se da vantagem do correio: não é um meio de interação instantânea. É possível que o problema mencionado em uma das cartas não urgentes seja resolvido sem a sua participação até o final do dia, ou até o final do dia você receberá mais informações, o que resolverá o problema de maneira mais rápida e eficiente.
  • A qualquer momento, quando você não verificar as mensagens, mantenha a mala direta fechada. Desativar notificações. Livre-se da contemplação distraída do número de cartas recebidas. Agora você tem outro emprego e o horário para o correio ainda não chegou. Em momentos de dúvida quanto à exatidão de tal abordagem, lembre-se: você não está em uma usina nuclear, mas mesmo se você estivesse nela, você teria sido informado sobre o superaquecimento do reator em qualquer caso, não por e-mail.
  • Use o seu desejo de terminar o dia de trabalho a tempo para acelerar o processamento de mensagens. Por isso, recomenda-se desmontar a caixa de entrada para zero no final do dia. Você tem 30 minutos e quer terminar rapidamente tudo. Na verdade, acontece um tipo de jogo, mas você também pode gamificar propositalmente o processamento de e-mail.
  • Escreva brevemente e direto ao ponto.
  • Seja positivo e amigável. Os e-mails são capazes de construir e destruir relacionamentos. Em vez de abordar as questões realmente importantes, as pessoas às vezes chegam a tentar chamar seu oponente de idiota da maneira mais delicada e oculta, e todo o texto é baseado nisso. Não há nada de estranho em expressar sua mensagem positiva ao destinatário com uma pequena frase agradável no corpo da carta. Sua amizade voltará para você, e a correspondência se tornará muito mais significativa e eficaz.
  • Você precisa varrer as letras na ordem inversa. E o único caminho. Parece mais lógico começar com letras mais antigas, mas nosso objetivo é zero na caixa de entrada, o que significa que chegaremos à primeira carta que recebemos antes do final do dia de trabalho. Se você se permitir e começar a deixar as últimas cartas recebidas hoje para amanhã, toda a técnica deixará de funcionar. Por que você mesmo precisa estudar um trabalho competente com o correio, se você não seguir a regra fundamental? Continue a trabalhar como antes e sofra.
  • Abra apenas as letras necessárias, enviando para o arquivo ou para apagar o resto. Nós também abusamos de assinaturas de coisas desnecessárias (a inscrição em Pc-Artigos, pelo contrário, é muito necessária) e, como resultado, obtemos mais informações do que podemos ler. Como distinguir as letras necessárias? Existe uma regra simples, mas muito eficaz: abra apenas as cartas endereçadas a uma pessoa específica para você pessoalmente. O resto - em uma das categorias descritas no início do artigo sobre a situação.
  • Crie modelos. Muitas vezes as respostas às letras são bem padronizadas, ou seja, você escreve a mesma coisa. Você já percebeu que escreve essa frase com frequência? Crie um modelo para copiar e colar rapidamente ou crie-o no próprio serviço de correio.
  • Se o e-mail for processado e ainda houver tempo, você precisará usá-lo com eficiência. Nós entramos na categoria das letras 3, 4 e 6, e impomos ordem lá.

Este tutorial, que, como você observou, é baseado na classificação adequada, é um ótimo complemento para as dicas de e-mail mais gerais do CEO do LinkedIn, Jeff Weiner. Também não perca 10 dicas de mala direta do Leo Babauts. Na verdade, existem muitas outras maneiras de aproveitar ao máximo o email. Experimente técnicas que sejam aplicáveis ​​a você, analise os resultados e não se esqueça de deixar suas próprias dicas sobre como melhorar a eficiência do trabalho com e-mail nos comentários.

Crédito da foto: Carlo Mirante via Compfight cc
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